Quel logiciel pour gérer la formation ? Le guide 2023

L’heure est venue de découvrir les nouveautés en logiciel de gestion de formation pour 2023, suite à l’accueil chaleureux réservé à notre article de l’année précédente sur les logiciels de 2022. Nous sommes ravis de vous présenter notre sélection soignée de logiciels pour l’année en cours, spécialement conçus pour revitaliser votre activité et vous faire économiser un temps précieux.

Parmi ces outils, découvrez les ERP gestion de formation qui se sont démarqués, tous sélectionnés pour optimiser la gestion et l’efficacité de vos programmes de formation.

Que vous soyez à la tête d’un organisme de formation ou que vous exerciez en tant que formateur indépendant, ce guide vise à vous orienter vers la solution la plus adaptée à vos besoins.

🚨 Une vidéo de synthèse beaucoup plus précise (et plus longue) est disponible en fin d’article, juste avant la liste de tous les logiciels de formation en 2023 👇

Analyse de notre sélection de ERP de gestion de formation

e-parcours : Logiciel de gestion de formation avec plus de 15 ans d’expérience !

• Nom de la société : AXESS
• Nom de l’application : e-parcours 
• Site internet :  e-parcours
• Date de création de la solution : 2003
• Dédié à : Tous les organismes de formation
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : 300 organismes de formation avec 2 à 100 utilisateurs et des centaines d’apprenants et de formateurs
• Tarif d’entrée mensuel : 160 € HT
• Durée minimum d’engagement : 1 mois
• Stockage lié à l’offre d’entrée : 10 Go
• Tarification par utilisateur : Non
• Frais d’ouverture / fermeture : Non / Non
• Formation outil : Oui
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Oui
• Extranet apprenant : Oui
• Signature électronique : Oui

Les avantages : Cet ERP gestion de formation est récent, avec une ergonomie responsive très simple, il permet d’automatiser de façon simple et de retrouver facilement l’information. La personnalisation et le paramétrage de ce logiciel de formation professionnelle sont 2 points essentiels.

Les mots du dirigeant : « Notre nouvelle version e-parcours est née de plus de 15 ans d’expérience dans les organismes de formation avec la solution AGATE. La solution a été conçue avec les retours utilisateurs, les nouveaux besoins. Notre offre logicielle inclut un accompagnement de nos clients pour qu’ils utilisent au mieux les possibilités de la solution (notre expérience nous montre depuis des années, que les utilisateurs ont souvent des solutions sous utilisées). »

Les fonctionnalités phares et les nouveautés en 2023 :

• Émargement digital
• Espace participants et formateurs
• Évaluations en ligne
• Module CRM  (gestion des activités, actions, tâches : qualités, administratives, etc.)
• Un extranet formateur et apprenant très complet
• Automatisation des processus
• Gestion des formations et sessions DPC
• Personnalisation et paramétrage fort de la solution à ses habitudes
• Connecteurs LMS

Formdev : Des nouveautés en 2023 pour ce logiciel de formation professionnelle !

• Nom de la société : Formdev 
• Nom de l’application : Formdev 
• Site internet : https://www.form-dev.fr/
• Date de création de la solution : 2017
• Dédié à : Organismes de formations et formateurs indépendants
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : 3000
• Tarif d’entrée mensuel : 29€ HT
• Durée minimum d’engagement  : 1 mois
• Stockage lié à l’offre d’entrée : Illimité
• Tarification par utilisateur : Oui, par licence supplémentaire (1 incluse dans l’abonnement)
• Frais d’ouverture / fermeture : Non / Non
• Formation outil : Oui
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Oui
• Extranet apprenant : Oui
• Signature électronique : Oui

Les avantages : Formdev fait peau neuve, avec Formdev2 qui vient de sortir pour cette année 2023 ! Nouvelle interface, nouveau design, nouvelles fonctionnalités avec encore plus d’automatisations !

Les mots du dirigeant : « Formdev est un logiciel simple et intuitif qui gère l’ensemble de votre activité avant, pendant, et après vos formations. De la gestion commerciale au transfert de vos données comptables, vous n’aurez plus besoin d’autres outils numériques. Nous avons créé ce logiciel après une expérience de 20 ans dans le monde de la formation professionnelle à la Direction d’un organisme inter-régional (350 salariés), Jérôme au pilotage du marketing et des centres de formation, Olivier au management de l’informatique. Nous avions également tous les 2 pour mission de développer le logiciel interne de gestion de la formation professionnelle du groupement auquel nous appartenons, utilisé par plus de 1000 personnes. Grâce à cette expérience, les process d’utilisation de Formdev ont été créés en pensant à votre métier et votre quotidien, et ce de manière la plus logique qu’il soit. Nous sommes et voulons rester humains, vous pouvez nous appeler dès que vous en ressentez le besoin ! Notre système de développement produit est également basé sur l’écoute client, Formdev évoluant en permanence au vu de vos remontées et envies ».

Les fonctionnalités phares :

• Administration globale de l’organisme : Prise en charge intégrale avant, pendant et après les formations, incluant l’organisation, la relation commerciale, l’activité et la qualité
• Organisation optimisée : Gestion des aspects multi-entreprise, création de documents sur mesure, élaboration de catalogues de formations et planification détaillée
• Relation commerciale : Élaboration de devis, suivi des rappels et gestion des notes.
• Suivi de l’activité : Mise en place d’extranets pour clients et stagiaires, ainsi qu’un intranet pour les formateurs
• Assurance qualité : Conformité à 21 critères QUALIOPI, incluant l’utilisation de questionnaires dématérialisés et de tableaux de bord
• Gestion pédagogique : Validation des compétences, rédaction d’appréciations et mise en œuvre de questionnaires évaluatifs
• Communication efficace : Envois d’e-mails automatiques, programmation de rappels et utilisation de SMS
• Comptabilité et gestion certifiée : Conformité avec la certification NF203.
• Dématérialisation avancée : Signature numérique des documents et confirmation électronique des présences
• Rapports automatiques : Génération automatique de bilans pédagogiques et financiers
• Interconnexion facilitée : Intégration d’un connecteur API
• Mises à jour constantes : Formdev se renouvelle régulièrement avec 1 à 2 mises à jour mensuelles

Hop3team : Un ERP gestion de formation ergonomique, accessible, avec accompagnement permanent

• Nom de la société : HOP3TEAM
• Nom de l’application : Hop3team
• Site internet :  www.hop3team.com
• Date de création de la solution : 2019
• Dédié à : Tous les organismes de formation
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : 2 400
• Tarif d’entrée mensuel : 93€ HT
• Durée minimum d’engagement : 1 mois
• Stockage lié à l’offre d’entrée : Illimité
• Tarification par utilisateur : Oui
• Frais d’ouverture / fermeture : Non / Non
• Formation outil : Oui
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Non
• Extranet apprenant : Oui
• Signature électronique : Oui

Les avantages :

• Logiciel de gestion de formation conçu par des formateurs pour les formateurs
• Accessible pour les plus petites structures, équipe d’experts de la formation à la disposition des utilisateurs
• Plus de 50 fonctionnalités liées au pilotage d’action de formation
• Formations individuelles pour une prise en main personnalisée et efficace.
• Assistance directe par messagerie avec nos experts intégrée à l’outil, sans frais supplémentaires
• Automatisation et personnalisation totale des documents produits par le logiciel
• Outil intégré de diagnostic de conformité pour différentes normes et certifications (Datadock, Qualiopi, ISO, etc.)
• Signature électronique et émargement numérique certifiés par un tiers de confiance, offrant une légalité totale à la signature digitale, à un coût de 15 centimes par signature, sans nécessité d’abonnement
• Possibilité de personnaliser entièrement les interfaces utilisateur selon les besoins spécifiques

Les mots du dirigeant : « Formateur et responsable pédagogique depuis plus de 20 ans, nous avons voulu créer un logiciel qui pourrait alléger notre quotidien administratif… 50 à 70% de notre temps de travail était accaparé par des tâches sans plus-value. Ce logiciel n’existait pas pour les structures modestes. Tous les formateurs et organismes de formation rencontrent ce problème. Maintenant, ce logiciel existe, évolue quotidiennement et nous le voulons accessible par tout le monde. Du plus petit acteur au plus gros. Vous devriez y jeter un œil, presque 500 utilisateurs dans toute la France nous font déjà confiance ».

Les nouveautés en 2023 :

• Extranets formateurs
• Questionnaires en ligne
• Inscription et paiement en ligne
• Pilotage des 32 indicateurs Qualiopi
• API native ouverte et connecteur Zapier

 YPAREO : Le Leader des ERP gestion de formation sur la partie alternance !

• Nom de la société : YMAG SAS
• Nom de l’application : YPAREO 
• Site internet :  www.ymag.fr/ypareo
• Date de création de la solution : 2004
• Dédié à : Tous les organismes de formation
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : 46 000
• Tarif d’entrée mensuel : 262€ HT
• Durée minimum d’engagement : 36 mois
• Stockage lié à l’offre d’entrée : 10 Go
• Tarification par utilisateur : Oui
• Frais d’ouverture / fermeture : Oui / Non
• Formation outil : Oui
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Oui
• Extranet apprenant : Oui
• Signature électronique : Oui

Les avantages :

• YPAREO existe depuis 19 ans et répond à toutes les attentes et besoins de gestion des OF, quel que soit le type de financement, la modalité de formation et la taille de l’établissement. Il est l’ERP gestion de formation à la couverture fonctionnelle la plus large du marché des éditeurs
• La richesse des interfaces et connecteurs avec les instances (France Compétences, BPF, Mission Apprentissage, Parcoursup, Affelnet, SIECLE, CARIF-OREF, etc.)

Les mots du dirigeant : « Plus qu’un ERP, YPAREO est un écosystème logiciel ouvert qui, par le digital, facilite et sécurise les échanges avec les institutions tout en s’adaptant et se fondant intelligemment au cœur de chaque processus métier. L’outil indispensable pour accroître l’efficience de son activité et optimiser la gestion et le développement de sa structure ».

Les fonctionnalités phares et les nouveautés en 2023 :

• Module des enquêtes qualité enrichi avec les questions conditionnées
• Des interconnexions encore plus grandes avec les différentes instances (OPCO, les CARIF-OREF, …)
• La dématérialisation des processus (signature électronique des contrats de professionnalisation, gestion des émargements avec la Région SUD, relances automatiques, ordonnancement des signataires, …)
• Individualisation de la gestion de la pédagogie
• Adaptation à divers groupes cibles, tels que les apprentis, demandeurs d’emploi, professionnels en formation continue, étudiants, participants à Pro A, salariés, bénéficiaires du CPF, personnes en réinsertion…
• Gestion administrative allégée des inscriptions, convocations, suivi de l’assiduité et facturation des formations.
• Processus de dématérialisation complet pour les dossiers d’apprentissage, avec transmission automatisée aux OPCO (contrat CERFA, convention de formation, facture, certificat de réalisation, avenants).
• Signature électronique pour les documents officiels (contrats, conventions) et confirmation numérique des présences.
• Conception de tableaux de bord adaptés à chaque activité de formation.
• Suivi en temps réel des indicateurs clés de performance (KPI).
• Etc.

ORYZEA : Logiciel de gestion de formation professionnelle digital de nouvelle génération

• Nom de la société : YMAG SAS
• Nom de l’application : ORYZEA 
• Site internet :  www.ymag.fr/oryzea
• Date de création de la solution : 2020
• Dédié à : Indépendants et Organismes de formation continue
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : NC
• Tarif d’entrée mensuel : 99€ HT
• Durée minimum d’engagement : 36 mois
• Stockage lié à l’offre d’entrée : Illimité
• Tarification par utilisateur : Oui
• Frais d’ouverture / fermeture : Oui / Non
• Formation outil : Oui
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Oui
• Extranet apprenant :Oui
• Signature électronique : Oui

Les avantages :

• L’automatisation des processus
• Son interface utilisateur moderne et simple
• Le décloisonnement entre formation continue et formation initiale
• La modularisation des parcours de formation
• Tarif dégressif en fonction du nombre d’utilisateurs
• Écriture de l’API pour interfaçage avec les LMS pour 2024

Les mots du dirigeant : /

Les fonctionnalités phares ajoutée en 2023 :

• L’ensemble des processus de signature sont intégrés dans l’environnement (relances automatiques, envois par lot…)
• L’automatisation des processus et workflows et la connexion avec les différentes bases nationales (RNCP, SIRENE, …)

Dendreo : Modernité et innovation avec cet ERP gestion de formation

• Nom de la société : Quantos Evolution
• Nom de l’application : Dendreo
• Site internet : www.dendreo.com
• Date de création de la solution : 2011
• Dédié à : Tous les organismes de formation
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : Plus de 250 000 personnes interagissent avec le logiciel Dendreo chaque mois
• Tarif d’entrée mensuel : 199€ HT
• Durée minimum d’engagement : Aucune
• Stockage lié à l’offre d’entrée : Illimité
• Tarification par utilisateur : Oui
• Frais d’ouverture / fermeture : Oui / Non
• Formation outil : Oui
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Oui
• Extranet apprenant : Oui
• Signature électronique : Oui

Les avantages :

• Une approche centrée avant tout autour du client : Dès le premier contact commercial, l’honnêteté et la transparence sont de mise, avec une réelle démarche de découverte du besoin, de conseil, et d’orientation intègre. La priorité est donc portée sur la satisfaction client continue
• Le focus technologique : Dendreo est une société où l’innovation est au cœur de la stratégie et du quotidien

Les mots du dirigeant : « Il nous semble important de souligner que Dendreo est une société française, employant uniquement des CDI en France, et hébergeant l’intégralité du logiciel sur des infrastructures européennes de qualité. Nous portons une attention particulière à la souveraineté de vos données, au RGPD, et de manière plus générale à la sécurité de vos données, avec une redondance complète de nos systèmes, de multiples sauvegardes quotidiennes, les meilleurs outils de surveillance et de protection active du marché, des tests de pénétration mensuel via auditeur externe, et une disponibilité historique de 99.99%. »

Les fonctionnalités phares et les nouveautés en 2023 :

• Intégration avec EDO
• Paiement en ligne
• Statistiques Catalogue Public embarquées
• Modules composés (parcours de formation complexes)
• Intégration LMS native 360Learning
• Gestion des factures fournisseurs (formateurs)
• Dendreo Live, solution de visioconférence embarquée, sans installation et avec replays intégrés
• Portail clients
• E-mails automatiques
• RSVP
• Suivi de l’activité mensuelle avec FAE/PCA
• Catalogues publics et Extranets maintenant multilingues

Digiforma : Des nouveautés en 2023 pour cet ERP gestion formation

• Nom de la société : A World For Us
• Nom de l’application : Digiforma
• Site internet : https://www.digiforma.com/
• Date de création de la solution : 2017
• Dédié à : Organismes de formations et formateurs indépendants
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : 2 millions d’utilisateurs et apprenants par an
• Tarif d’entrée mensuel : 99€/HT
• Durée minimum d’engagement  : 1 mois
• Stockage lié à l’offre d’entrée : 20G
• Tarification par utilisateur : Non
• Frais d’ouverture / fermeture : Non / Non
• Formation outil : Oui, sur devis
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Oui
• Extranet apprenant : Oui
• Signature électronique : Oui 

Les avantages :

• E-learning
• Qualité
• Gestion commerciale
• Émargement numérique
• Signature électronique
• Catalogue en ligne
• Marketplace intégrée afin d’aider à vendre les formations

Les mots du dirigeant : « Digiforma est utilisé par plus de 4000 organismes de formation clients en France : une solution tout-en-un intégrant la gestion administrative, le E-learning, le suivi Qualité, la gestion commerciale, signature électronique ainsi que l’émargement numérique ».

Les fonctionnalités phares et les nouveautés en 2023 :

• Fonction Multi-centres
• Connecteur Hubspot
• Émargement électronique à valeur probante
• Design ergonomique et simplifié
• Extranet pour stagiaires avec des fonctionnalités avancées
• Solution complète d’e-learning entièrement intégrée
• Outils de haute qualité et évaluations raffinées
• Système de gestion de la relation client (CRM) intégré et à la pointe de la technologie
• Système de signature numérique et de présence électronique
• Offre tarifaire compétitive sans obligation de souscription
• Mises à jour et améliorations continues
• Magazine en ligne pour la surveillance administrative et pédagogique : Digiformag
• Connecteur Zapier et interface de programmation (API) pour développeurs

KXO Solutions : L’administratif simplifié avec cet ERP gestion de formation

• Nom de la société : KXO Solutions
• Nom de l’application : KXO Solution Formation
• Site internet : www.kxo-solutions.com
• Date de création de la solution : 2020
• Dédié à : OF et CFA, de toutes tailles
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : 578 utilisateurs
• Tarif d’entrée mensuel : 99€ HT
• Durée minimum d’engagement : 1 mois
• Stockage lié à l’offre d’entrée : Illimité
• Tarification par utilisateur : Non (nombre d’utilisateurs illimité)
• Frais d’ouverture / fermeture : Non / Non
• Formation outil : Oui
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Oui
• Extranet apprenant : Oui
• Signature électronique : Oui

Les avantages : KXO rend l’administration des OF et CFA plus aisée, libérant ainsi du temps pour la création, l’animation et la promotion de leurs programmes de formation. Il répond à toutes les exigences avant, pendant et après chaque session de formation.

Les mots du dirigeant : « En tant que nouveau venu dans le domaine des logiciels de gestion de formation, nous nous engageons à offrir une solution moderne et un service client réactif ».

Les fonctionnalités phares :

• Intégration aisée du catalogue sur le site de l’OF ou du CFA, permettant l’initiation du processus d’inscription directement depuis leur site web
• Un traitement modulable des demandes avec des devis sur mesure
• Accès à une base documentaire personnalisée pour les stagiaires, employeurs, formateurs, partenaires financiers et équipes internes, selon le profil et le cours suivi
• Adaptation des champs, documents, questionnaires et modèles de mails et documents, ainsi que des indicateurs de pilotage, pour une personnalisation complète
• Création automatique de documents, envoi de questionnaires, rappels d’événements, relances de factures, etc
• Un système de gestion administrative (inscription, facturation, etc.) couplé à un outil de commercialisation (base de contacts, campagnes d’e-mailing, etc.)
• Paiement immédiat par carte bancaire ou différé par virement ou chèque
• Respect des critères, processus et traçabilité exigés par Qualiopi
• Une solution simple et efficace couvrant 80% des besoins en e-learning, complétée par une interface avec un module existant pour les 20% restants

Blue Note Systems : Le CRM de la formation

• Nom de la société : Blue note systems
• Nom de l’application : Blue note systems
• Site internet : www.bluenote-systems.com
• Date de création de la solution : 2005
• Dédié à : Tous les organisme de formation
• Nombre d’utilisateurs par mois (moyenne) : NC
• Tarif d’entrée mensuel : 80€ HT
• Durée minimum d’engagement  : 12 mois
• Stockage lié à l’offre d’entrée : 1 Go par utilisateur
• Tarification par utilisateur : Oui
• Frais d’ouverture / fermeture : Oui / Non
• Formation outil : Oui
• Extranet Formateur : Oui
• Extranet client : Oui
• Extranet apprenant : Oui
• Signature électronique : Oui

Les avantages :

–    Système CRM intégral

–    Administration de la formation

–    Gestion commerciale

Les mots du dirigeant : /

Les fonctionnalités phares :

• Logiciel CRM N°1 en France pour les professionnels : Blue Note systems offre une gamme étendue de solutions CRM (Gestion de la Relation Client), spécialement conçues pour s’adapter à chaque secteur d’activité et répondre à tous les besoins
• Logiciel de gestion commerciale : Prenez en charge votre cycle de ventes, de la prospection jusqu’à la facturation ! Notre solution commerciale facilite les processus et accroît votre efficacité
• Logiciel de service client : Fournissez un service client exceptionnel ! Notre système de Helpdesk facilite l’assistance clientèle de haute qualité, offrant aux entreprises un moyen efficace de soutenir leurs clients à travers divers canaux
• Logiciel de gestion de formation : L’outil parfait pour les centres de formation ! Notre solution de gestion de formation aide les fournisseurs de formation à améliorer leur gestion commerciale et administrative
• Logiciel de gestion des abonnements et de la facturation récurrente : Une solution complète pour la finance, le commerce et la facturation des abonnements, permettant de gérer aisément les abonnements clients et d’optimiser les opérations administratives en centralisant toutes vos informations contractuelles

🚀 Maintenant, chose promise chose due, la vidéo complète sur l’évolution du secteur de la formation et l’appétence pour les logiciels 💥

Toutes les logiciels de formation en 2023