Démarche Qualiopi, suivi de l’apprenant, gestion administrative et comptable etc. Le formateur est aujourd’hui soumis à plusieurs exigences.
Ainsi, de plus en plus de formateurs indépendants et d’organismes utilisent un logiciel de gestion de formation afin de pouvoir suivre l’ensemble des procédures relatives à leur profession.
Pour permettre aux intéressés de comprendre clairement les enjeux, cet article a donc pour vocation d’expliciter les avantages qu’offre un logiciel de gestion pour organisme de formation !
Des logiciels de gestion consacrés aux organismes de formation
Conceptualiser, produire et appliquer les modules d’apprentissage pour les apprenants : ce sont les taches principales d’un formateur. Mais si l’on additionne à cela les innombrables exigences réglementaires, la démarche peu vite devenir un véritable casse tête !
Gagner du temps pour se concentrer sur son coeur de métier en automatisant les tâches répétitives : c’est ce que va permettre un logiciel de gestion pour organisme de formation et formateurs indépendants.
Evidemment le passage entre une gestion « traditionnelle » et une gestion par logiciel nécessite quelques ajustements de circonstance :
- Adaptation informatique des processus manuels
- Prise en main du logiciel de gestion de formation par les équipes
- Personnalisation du logiciel selon les besoins spécifiques
- etc.
Si cette démarche nécessite évidemment du temps, la valeur ajoutée d’une solution digitale pour la gestion de votre activité s’avère très probante sur le long terme !
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Logiciel de gestion de formation pour respecter les réglementations
Réforme de la formation professionnelle, financement, suivi des apprenants, mise à jour des modules … la loi évolue constamment, et avec elle, les exigences deviennent innombrables !
La veille législative qu’induit la profession de formateur pousse donc les éditeurs de logiciels de gestion à adapter leur solutions aux différentes réglementations en procédant à de nombreuses mises à jour.
En souscrivant à un logiciel de gestion pour organisme de formation, vous allez ainsi pouvoir profiter d’un suivi automatique, digital (donc accessible en quelques clics) et de qualité de manière permanente.
- Bilan financier
- Bilan pédagogique
- Suivi de vos démarches de certification
L’outil de gestion devient de cette manière un véritable support administratif … et ce n’est pas tout !
Les avantages du logiciel de gestion pour organisme de formation
Tandis que la formation professionnelle continue est de plus en plus mise en avant par le gouvernement français, les procédures de suivi deviennent un enjeu majeur pour les formateurs indépendants et les organismes de formation. De cette manière, les logiciels de gestion de formation se sont aujourd’hui largement adaptés afin de répondre aux nouvelles exigences.
Suivi de la qualité
Le logiciel de gestion pour formateurs va d’abord permettre aux utilisateurs d’améliorer drastiquement le suivi qualité de leurs prestations. Tandis que les instances souhaitent offrir plus de visibilité aux futurs apprenants, le suivi qualité est devenu un point incontournable pour les organismes et autres formateurs indépendants.
Conscients des exigences liées à la démarches qualité, les éditeurs ont incorporé au sein de leurs logiciels plusieurs fonctionnalités afin d’améliorer au maximum le contenu des formations :
- Support de création de modules
- Envoi d’évaluations digitalisées et personnalisables
- Suivi des démarches et obtentions grâce aux technologies de calcul qu’offre le logiciel
Le logiciel de gestion devient vite un outil indispensable pour améliorer la qualité de vos formations.
Conserver une trace de ses actions de manière écologique
Plusieurs raisons poussent les formateurs et les organismes de formation à conserver leurs archives sous format papier. Contrôle, suivi des dossiers etc. Cette nécessité engendre pourtant plusieurs contrariétés.
Niveau logistique, une perte de place qui n’a pas lieu d’être ! À l’heure du numérique, la pile de documents en vrac sur un bureau ne fait vraisemblablement plus sens, surtout si l’on ajoute à cela le risque de perte.
À cela s’ajoute la notion environnementale ; alors que de nouvelles directives poussent les acteurs économiques à l’éco responsabilité (démarche RSE, certifications « vertes » etc.), l’utilisation de papier est aujourd’hui perçue comme anti-écologique.
À travers ces points, le logiciel de gestion pour organisme de formation devient un allié de choix. En plus de pouvoir stocker dans le cloud des documents scannés ou générés numériquement, l’outil offre aux utilisateurs d’autres avantages notables, comme la signature électronique, la modification instantanée … et la reconnaissance des labels environnementaux !
Le suivi commercial
Pro actif, un logiciel de gestion de formation propose de nombreux outils annexes permettant de developper son activité de formateur :
- Envoi d’emails
- gestion des factures
- gestion des devis
- Fonction CRM
L’addition de toutes ces fonctionnalités offre aux professionnels souhaitant se développer tout un ensemble de solutions pensées pour le métier de formateur !
Conseil : Au-delà de tous les aspects que nous venons d’énumérer, faire le choix d’un logiciel de gestion c’est avant toute chose s’inscrire dans le grand processus de digitalisation qu’impose notre époque. Ainsi, tout dépend de l’envie de chacun. Mais en répondant aujourd’hui aux obligations de demain, le formateur fait plus que profiter d’un outil performant : il s’inscrit dans le futur !